Si l’expert-comptable est connu comme le référent dédié à la production des comptes et des divers documents comptables et financiers de l’entreprise, on oublie souvent que sa mission n’est pas seulement déclarative et productive. Il est aussi et avant tout son conseiller de proximité.
À tel point que, fort de la confiance qu’ils lui accordent, ses clients lui font des demandes impromptues ou au débotté, auxquelles il est censé avoir réponse et si possible dans les meilleurs délais. Ils arguent souvent du fait que cela ne devrait lui prendre « que 5 minutes » (et ils ont sincèrement besoin de la réponse !). Mais cela demande à l’expert-comptable une certaine organisation.
Cet article fait la lumière sur la dimension « conciergerie du chef d’entreprise » qu’endosse aussi le cabinet d’expertise comptable et sur la manière dont il peut choisir d’en tirer parti, comme Beecount😊
Bonne lecture,
L’équipe Beecount
Beecount est un cabinet à mission dédié à la performance comptable et financière des entreprises, et fondé par des professionnels passionnés de leur métier. Véritables business partners, nos comptables « augmentés » accompagnent durablement les dirigeants et les directions financières.
1/ De quoi parlons-nous ?
Nous savons d’expérience que de nombreux sujets s’invitent dans l’agenda du dirigeant d’entreprise. Il y a ceux qu’il maîtrise et qu’il sait devoir gérer du fait de sa fonction. Et il y a les plus imprévus, notamment d’ordre financier, fiscal et plus largement administratif.
Ces demandes portent principalement sur des petits tracas du quotidien d’un dirigeant :
- Je veux me doter d’une voiture ou d’un vélo de fonction. Vaut-il mieux que je l’achète ou que je le loue ?
- L’Urssaf s’est trompée et je suis un peu en panique. Comment je leur fais mon retour et avec quel objectif précis ?
- J’ai un nouveau client qui exporte au sein de l’UE voire au-delà. Quelles mentions dois-je ajouter sur les factures que je lui adresse ?
- J’ai besoin d’établir une situation comptable pour un nouveau bail. « Pouvez-vous me la sortir, vous en avez pour 5 minutes sachant que sur Pennylane tout est à jour ? »
- Mon avocat me demande une attestation de rémunération de gérant pour l’audience de garde de mes enfants
Autant de sujets pour lesquels notre chef d’entreprise n’est pas nécessairement un sachant : il a besoin de s’appuyer sur un co-pilote ou un sparring partner. « Cela tombe bien car de nôtre côté, nous sommes conscients de notre devoir de conseil et sommes heureux de mobiliser notre expertise pour y répondre », assure Marie Gandouet.
Ces demandes répondent principalement à un besoin de réassurance, apportant au dirigeant sécurité, sérénité et confort dans l’exercice de des missions. Mais il est toutefois impossible de facturer ces micro-interventions au temps passé et de faire “tourner les compteurs”, comme le ferait un avocat certes dans un contexte différent.
« 5 minutes » pour le client … et un concentré d’expertise pour Beecount
Imaginez : il est 10h un lundi matin, et vous découvrez un message d’urgence de l’Urssaf signalant une erreur.
Pris de panique, vous appelez votre expert-comptable qui est heureusement disponible et vous aide à trouver le fin mot de l’histoire, parfois en seulement quelques minutes. Le type de situations que nous vivons au quotidien avec nos clients.
Mais qu’est-ce qui se joue derrière cette séquence assez classique, et qui illustre la différence entre la demande et le besoin – comme le décrypterait un coach ?
Si l’on se place du point de vue du dirigeant et de la confiance qu’il nous accorde, il est logique qu’il mésestime le temps de traitement de sa requête, par facilité ou sincère méconnaissance. Après tout nous sommes des sachants à ses côtés pour lui faciliter ces questions. La fréquence ou l’insignifiance apparente des demandes n’enlève rien à la valeur ajoutée et à l’expertise qu’elles demandent : au contraire, c’est notre expertise qui fait qu’elles ne se résument qu’à de petites demandes…
« Parfois la chose est d’autant plus simple qu’elle consiste en une simple extraction de données à partir d’un outil continuellement mis à jour. Mais elle l’est moins quand cela demande consultation d’un interlocuteur tiers du cabinet, par exemple un spécialiste des questions sociales ou fiscales », analyse Marie.
« D’un côté, nous pourrions nous enorgueillir d’être capables de produire en 5mn un concentré d’expertise qui aura un impact direct sur le quotidien d’un chef d’entreprise. Mais de l’autre, cela engage aussi notre responsabilité, surtout si la consultation implique de produire un document juridiquement opposable », explique à son tour Leslie.
Intéressés de voir comment nous répondons à ce type de demande au quotidien ?
2/ Les enjeux et points de vigilance derrière ces demandes anodines
Pour le client dirigeant d’entreprise
C’est dans sa capacité à se mobiliser à l’occasion de ces micro-demandes que le dirigeant mesure à quel point son expert-comptable peut sécuriser son exploitation. Ce supplément de confort et de sérénité rend aussi son expérience client plus enrichissante, (à consommer avec modération bien sûr 😉) car la confiance se vit aussi dans les deux sens.
« Chez Beecount, nous faisons en sorte d’intégrer ces diligences quotidiennes dans l’enveloppe de conseil adossée à notre forfait annuel. Et pour plus d’efficacité nous veillons à optimiser ces demandes, car nous devons aussi préserver le rythme et l’organisation du travail des collaborateurs du cabinet. Sachant que la connaissance du client nous permet aussi d’anticiper bon nombre de choses ! », argumente Marie.
Mais dès lors que ces conditions sont respectées, le jeu en vaut la chandelle. Les réponses et les préconisations faites dans un cadre quotidien permettent des économies voire des gains substantiels, qui peuvent même rembourser une partie non négligeable de leur budget annuel d’honoraires. Une relation gagnant-gagnant, d’autant que le budget comptable est un élément de pilotage des coûts non-négligeable pour le dirigeant.
Pour le cabinet d’expertise comptable
De son côté, l’expert-comptable aide son client face aux nombreux angles morts administratifs qu’il peut rencontrer, imprévisibles et de forme insoupçonnée.
Le sujet n’est pas tant les 5 ou 15 minutes consacrées à les traiter, même si les temps se cumulent en fin de journée et surtout en période chargée. C’est plutôt un ensemble de conséquences qu’il nous faut anticiper et dont les clients n’ont pas nécessairement conscience :
- L’engagement de la responsabilité légale et disciplinaire de notre responsabilité, lorsque nous émettons des documents normés, par exemple une situation comptable ou une attestation de rémunération ;
- L’organisation qu’il faut mettre derrière ces demandes. « Vous tenez à votre interlocuteur référent et c’est bien normal mais il ne sait pas tout, surtout s’il s’agit de domaines techniques et sujets aux évolutions réglementaires. Vous attendez de la réactivité là où, parfois, il faut consulter un autre référent lui-même déjà bien occupé par ses dossiers », explique Leslie Guenand ;
- Le coût de production de ce ou ces services rendus. Difficiles à “itémiser” en termes de facturation, ils ont plutôt leur sens dans une rémunération au forfait annuel ou mensuel.
En procédant ainsi, Beecount est nécessairement plus cher que certains confrères ainsi que les cabinets proposant des solutions en ligne. Ces derniers proposent un modèle minimaliste avec un prix d’appel alléchant, qui fait sens au dirigeant inexpérimenté pensant n’avoir jamais besoin de conseil. Mais dès que vous consommez des prestations exceptionnelles, comme celles abordées dans cet article, elles occasionnent un vrai surcoût voire un risque, si vous minimisez l’importance de traiter les sujets qui se présentent.
Comme le plaide Marie Gandouet, « nous trouvons vertueux ce parti pris du forfait tout compris. Par expérience, nous pensons qu’il vaut mieux partir du postulat que le client dirigeant rencontrera nécessairement quelques tracas de ce type. Un choix cohérent, aussi, avec l’honnêteté que l’on attend de l’entreprise à mission que nous avons choisi d’être ».
Une fois qu’ils se sont frottés à la réalité de la vie de dirigeant, nos clients adhèrent à cette philosophie et nous sommes en mesure de les fidéliser.
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3/ Quelques cas d’usage à valeur ajoutée
Les 3 situations qui suivent sont typiques de la manière dont nous accompagnons nos clients, et pouvons générer de la valeur à partir de contraintes administratives particulières :
La revue de rémunération et les économies d’impôt du dirigeant de TPE
Certains clients peuvent bénéficier d’économies d’impôt, selon leur situation et leur secteur d’activité. C’est le cas d’un chef d’entreprise pour lequel nous avons pu vérifier, en 15 mn seulement, s’il était éligible à une économie consécutive à une prestation de services à la personne.
« Beecount m’a alerté que je pouvais être éligible à une économie d’impôt en faisant passer des frais de garde d’enfants sur les comptes de la société. Je l’ignorais et effectivement, en tant que dirigeant, cela m’a permis d’économiser 600 € sur le premier exercice de ma holding », témoigne Grégoire Niclause, cofondateur de Kano – une agence ops qui accompagne ses clients dans la structuration de leurs solutions CRM et data
La revue des déclarations annuelles de CFE
Les entreprises qui sont redevables de la CFE sont potentiellement éligibles à son plafonnement. Quel que soit l’activité de l’entreprise ou son chiffre d’affaires, elles peuvent ainsi faire l’objet d’un dégrèvement.
Elles peuvent ainsi réclamer ce dégrèvement lorsque la somme de la CFE établie au titre de l’année N excède 1,531% de la valeur ajoutée qu’elles ont produit au cours de l’exercice clos de cette même année N.
En vérifiant ces déclarations et en calculant ces plafonnements pour un client très récemment, nous avons pu réduire le montant de sa cotisation due à concurrence des deux tiers.
Le paiement indu de la TVA à l’étranger
Certains clients paient indument de la TVA à l’étranger. Nous leur expliquons qu’ils peuvent se faire rembourser, car faute d’avoir payé ladite taxe en France, ils ne pourront pas la déduire de leur déclaration de TVA globale.
« J’ai eu la chance que Beecount alerte systématiquement ses clients lorsque de tels paiement ont lieu à l’étranger, et m’explique la démarche pour me faire rembourser. Ainsi, mon expert-comptable m’a permis de récupérer un règlement de TVA d’un prestataire d’un montant de 850 €. Sans son regard critique, je serais passé à côté du sujet et j’aurais perdu l’EBITDA et du cash, alors que c’est déterminant pour notre développement », explique pour sa part Baptiste Le Bihan – cofondateur de Linc, le cabinet de paie des ESN.
Pour plus de cas d’usage et voir comment ils peuvent s’inscrire dans vos préoccupations
En synthèse, quels bénéfices attendre de l’accompagnement de Beecount ?
Les micro-demandes doivent être cadrées, mais bon nombre sont légitimes et doivent être solutionnées avec pédagogie par le cabinet d’expertise comptable
Si elles semblent anodines du point de vue du dirigeant, « la carte n’est pas le territoire » : elles requièrent un concentré d’expertise qui fait qu’elles restent anodines, justement
Intégrer le traitement de ces demandes dans le cadre d’un forfait est vertueux pour le cabinet, en termes d’organisation, comme pour le client sur un plan tarifaire
Loin d’être un fardeau, les demandes « qui ne prendront que 5 mn » sont en réalité une opportunité pour le cabinet de gagner en efficience dans son rôle de conseil
Loin d’être un luxe pour le client, elles doivent lui apporter la sérénité dont il a besoin pour se concentrer sur l’essentiel !
Epilogue
Chez Beecount, les micro-demandes quotidiennes ne sont pas une charge, mais une opportunité de prouver la valeur ajoutée de notre accompagnement.
Nous estimons que cette sérénité n’est pas un luxe, au contraire ! Tous les dirigeants de T/PME devraient pouvoir en bénéficier pour pouvoir se concentrer sur les questions qui requièrent leur expertise et leur attention.
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