Changer d’expert-comptable ne se borne pas à un changement de fournisseur… En effet, reprendre la comptabilité d’une entreprise est une opération complexe et riche de conséquences, devant être menée avec soin.
En prenant le temps de bien identifier les enjeux et de mettre en place les actions nécessaires, le nouveau cabinet et son client maximiseront leurs chances de réussite. Mieux encore, au-delà de l’inconfort ressenti et des perturbations occasionnées, changer d’expert-comptable peut révéler de vraies opportunités !
Retrouvez dans cet article nos conseils pour réussir votre switching comptable et capitaliser au mieux sur cette nouvelle relation.
Bonne lecture,
L’équipe Beecount
Beecount est un cabinet à mission dédié à la performance comptable et financière des entreprises, et fondé par des professionnels passionnés de leur métier. Business partners avant tout, nos collaborateurs accompagnent durablement les dirigeants et les directions financières.
1/ Pourquoi parler de switching service comptable
Tout entrepreneur finit par changer d’expert-comptable un jour ou l’autre…
Vous changez bien de prestataire télécom ou d’énergie ? Pour la comptabilité c’est un peu pareil, mais en plus stratégique et plus complexe pour votre entreprise !
Car l’expertise comptable est tout sauf une commodité. Au-delà de servir de base à votre liasse fiscale et au calcul de votre impôt sur les sociétés, vos chiffres sont une matière sensible, vivante et perpétuellement changeante.
Le souhait du changement peut venir de vous et de votre croissance, mais aussi de votre expert-comptable. Celui-ci peut vouloir mettre un terme à votre relation, à la suite de la cession / reprise de son portefeuille ou même s’il sent avoir atteint ses limites à vos côtés, comme nous le verrons.
Quel qu’en soit la raison, les dirigeants appréhendent ce passage de témoin. « L’une de nos premières missions est de les rassurer, en expliquant précisément de quoi il retourne mais aussi en valorisant les avantages de cette situation », plaide Marie Gandouet le Jehan. Une intervention qui, pour notre fondatrice, va poser les bonnes questions et permettre de repartir des bases plus saines : « nous les poussons à y voir un changement voulu et non subi », assure-t-elle.
N’oublions pas que si un expert-comptable vous a accompagné d’une certaine manière, le suivant peut le faire autrement, même avec une lettre de mission similaire. Car la sensibilité du professionnel varie et un bon partenaire, a fortiori lorsqu’il maîtrise votre secteur d’activité, verra matière à vous faire progresser.
Deux cas client à l’origine de cette réflexion
Beecount a accompagné deux clients à trois mois d’intervalle, qui nous ont donné envie de nous pencher sur ce sujet. Le premier est un prestataire de services informatique, en mode start-up. Bien que non encore profitable, il bénéficie d’un crédit de TVA impliquant une demande de remboursement périodique auprès de l’administration fiscale.
Le second est une société de e-commerce générant de gros volumes de données (encaissements, ventes), et donc de TVA française et internationale. Dans ce dernier cas, c’est son propre expert-comptable qui lui a demandé de changer de confrère, car « il ne s’estimait plus capable d’absorber des volumes d’écritures ayant explosé et qui le rendaient éligible à de nouvelles problématiques fiscales », confie Marie.
2/ Quels sont les enjeux associés à la reprise d’une comptabilité ?
Des enjeux majeurs pour l’entreprise
Avant toute chose, la reprise doit être effectuée conformément aux normes comptables et réglementations en vigueur en France (IFRS, PCGR…). Les dirigeants doivent garantir que les transactions financières menées jusqu’ici ont été correctement enregistrées et reflètent la réalité financière de leur entreprise. Cela veut dire en vérifier la précision, mais aussi rectifier les erreurs éventuelles et s’assurer de l’exactitude des comptes (soldes, flux de trésorerie, actifs / passifs).
« Il arrive que la reprise mette au jour des erreurs, des omissions ou des lacunes dans la tenue des comptes. Il faut alors les corriger et fiabiliser les opérations pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir », avertit l’experte-comptable. Mais l’examen de l’historique de l’entreprise permet aussi d’évaluer sa performance passée, d’identifier des tendances, des points forts et des points d’amélioration, voire d’élaborer des stratégies pour optimiser la performance future.
Par ailleurs, une reprise de comptabilité rassure ses parties prenantes (clients, investisseurs, créanciers…). Elle apporte un regard externe et une critique constructive quant à la santé financière de l’entreprise, facilitant aussi sa communication financière.
Enfin, l’exercice est utile pour préparer l’avenir sur le plan fiscal, certes, « mais aussi pour disposer d’un pilotage financier plus juste avec des informations en temps réel, pour anticiper l’atterrissage ! », plaide la fondatrice de Beecount.
Des enjeux qui s’imposent également aux cabinets :
| Pour le nouveau cabinet | Pour son prédécesseur |
|---|---|
| • Identifier les risques financiers : Avant de finaliser la reprise, l’audit approfondi de la comptabilité permet de révéler des dettes cachées, des litiges fiscaux ou l’insuffisance de provisions ; • Assurer la continuité de la comptabilité : Pour décider judicieusement par la suite, il doit s’appuyer sur des informations fiables, provenant d’une comptabilité rigoureuse ; • Mettre en place un nouveau système comptable : Le nouveau cabinet peut en profiter pour instaurer une nouvelle organisation et de nouveaux processes comptables, ou voire simplement modifier l’existant ; • Se conformer aux nouvelles obligations légales : La réglementation comptable évoluant, il doit s’en enquérir et s’assurer de leur déploiement dans l’entreprise ; • Rassurer son client : cet exercice est une occasion unique pour le nouvel expert-comptable de faire ses preuves, et ainsi fidéliser son nouveau client. | • Remettre les comptes : Le cabinet sortant doit remettre à son successeur toute la documentation comptable (bilan, compte de résultat et annexe) ; • Respecter la réglementation : Les pièces remises doivent être conformes aux obligations légales en vigueur ; • Faciliter la vie à son successeur : Même si le moment peut être vécu comme désagréable, le confrère sur le départ doit – par conscience professionnelle et confraternelle, tout mettre en œuvre pour que la transition se passe au mieux. |
| Pour les deux cabinets |
|---|
| • Assurer un bon niveau de communication : La réussite d’une reprise de comptabilité dépend d’une bonne communication entre les deux cabinets. Il est important qu’à cette occasion, ils se montrent transparents et coopératifs. |
Des « points durs » à traiter autant que possible
La plupart des dirigeants vivent le switching comptable comme un moment de doute voire d’angoisse. « C’est notamment le cas s’agissant des impacts fiscaux, et si votre client venait à douter de votre niveau de maîtrise sur ce plan-là », rappelle Marie. Les conséquences sont non seulement financières en cas d’amende, mais l’enjeu réside aussi dans « une perte de confiance du dirigeant, qui anticipera la suite de la collaboration de la pire des manières… », poursuit-elle.
Une appréhension d’autant plus forte si le prédécesseur a rencontré des difficultés pour bien réaliser sa mission. « Il est rare que le client se rende compte des dégâts causés par un accompagnement lacunaire. Dans la plupart des cas, c’est le nouveau cabinet qui lui ouvre les yeux ! », déplore l’experte-comptable.
Ainsi le switching service comptable conditionne plus de variables qu’on l’imagine, et peut ensuite jeter le doute sur l’ensemble de l’accompagnement annuel.
Besoin d’en savoir plus ?
3/ Quelles conditions observer avant d’envisager changer de cabinet comptable ?
Évaluer vos besoins et sélectionner votre nouveau cabinet comptable
Commencez par définir le périmètre de vos besoins : un audit préalable pour la reprise, puis un forfait annuel pouvant comprendre la comptabilité générale, la préparation des états financiers, les déclarations fiscales, l’établissement des bulletins de paie, etc.
Après, recherchez et présélectionnez votre nouvel expert-comptable sur la base de son niveau de maîtrise métier, son expérience et ses références, sa compétence logicielle, son expertise sectorielle et ses tarifs.
Etablissez alors votre shortlist de cabinets à rencontrer, pour leur exposer vos besoins, évaluer leur approche, leur méthodologie et leur poser toutes vos questions. Enfin, comparez leurs devis.
Privilégier la connaissance sectorielle
Elle est primordiale car, par exemple, les entreprises du secteur immobilier doivent respecter une loi et des règles comptables spécifiques. Ou bien les entreprises du secteur de la santé ont une réglementation stricte en matière de protection des données personnelles.
« L’expertise sectorielle concourt à l’attractivité du cabinet. Beecount a ainsi développé des spécialités appuyées dans différentes activités, qu’il s’agisse par exemple des acteurs du e-commerce, et des start-up et les entreprises innovantes », explique Marie Gandouet Le Jehan.
Et un cabinet spécialisé dans votre activité, qui partage votre cadre de référence professionnel, bénéficie aussi de benchmarks. « Connaître les bonnes pratiques en vigueur lui permet d’anticiper certaines de vos difficultés ou de mieux vous accompagner dans de nouveaux projets, avec pragmatisme et bon sens », poursuit Marie.
Communiquer et planifier la transition comptable
Une fois retenu votre nouveau cabinet comptable, informez par écrit le cabinet actuel de votre décision en respectant bien sûr les préavis contractuels et le formalisme de notification.
Ensuite, déterminez une date de transition appropriée en tenant compte des cycles comptables, des échéances fiscales et des besoins de votre entreprise. « C’est LA phase critique, où vous ferez cohabiter et surtout collaborer les deux cabinets. Bien que délicat, ce chevauchement doit fluidifier le transfert de vos informations comptables », rappelle l’experte.
Enfin, établissez un plan de transition détaillé décrivant les tâches, les responsabilités et les échéances pour chaque étape de la reprise. Ce document rédigé par votre nouvel expert-comptable inclut la migration des données comptables, la communication avec les parties prenantes, la formation du personnel et la résolution des problèmes potentiels révélés pendant l’audit.
Rappelons qu’à ce titre, il est important que les équipes de gestion du client soient en échange constant avec le cabinet, surtout s’il apporte de nouvelles pratiques. « Chez Beecount nous partons toujours de l’existant sans tout brusquer ou remettre en cause. Et nous attendons les premières itérations pour ensuite donner des axes d’amélioration – ou bien changer l’organisation, mais seulement lorsque nous avons une vision étayée de la réalité », argumente notre experte.
Besoin d’un retour d’expérience plus détaillé sur ces étapes ?
4/ Quel mode opératoire suivre ?
La prise de connaissance du terrain client
A l’occasion d’un audit préalable, l’expert-comptable prend connaissance des particularités comptables de l’entreprise, de son historique et de son organisation interne.
« Lors du transfert entre confrères, nous avons besoin que tous les comptes soient non seulement conformes à la réglementation en vigueur, mais aussi bien lettrés – le lettrage étant la preuve de ce qui a déjà été déclaré, rapproché ou non. A défaut et c’est arrivé dans l’un des deux cas exposés, Beecount demandera au confrère de reconstituer le lettrage pour sécuriser les prochaines demandes de remboursement, par exemple de TVA », détaille Marie Gandouet Le Jehan.
La migration des données et le transfert des responsabilités
Nous commençons par extraire les données comptables pertinentes du système actuel. « Balances comptables, historique des transactions, journaux, factures, informations fiscales… assurez-vous que les données soient complètes, précises et organisées pour une transition fluide. A défaut, nous nous adapterons et trouverons des solutions, car chez Beecount, nous sommes rompus au traitement de gros volumes de données et nous n’avons aucun problème à jongler entre les bases de données Excel ! » rappelle notre fondatrice.
D’ailleurs lors du transfert, nos collaborateurs passent du temps avec les équipes du client pour matérialiser tous les flux du business, rationaliser les traitements, automatiser et préparer le pilotage futur. « Dans notre second cas (la société de e-commerce), c’était le signe d’une croissance rapide et qui n’est d’ailleurs pas près de s’arrêter », poursuit-elle.
Ensuite, le nouveau cabinet peut proposer au client de déployer des outils de gestion (comptabilité, facturation, paie, reporting…) plus adaptés à ses besoins pour fiabiliser sa comptabilité et faciliter le pilotage de sa performance. Dans le cas d’un nouveau système comptable, il devra le configurer et y importer les données migrées, sans omettre de former le personnel quant à son utilisation (navigation, saisie des données, génération de rapports, procédures spécifiques…).
Ne pas négliger la communication et le suivi !
Ce projet étant structurant, l’expert-comptable va soigner sa communication et informer régulièrement son client. Et il est important de souligner les progrès réalisés et de saluer l’implication des parties impliquées.
Une fois la transition terminée, on peut dresser un retour d’expérience sur la manière dont le projet s’est déroulé et recueillir les commentaires des utilisateurs du nouveau dispositif, pour identifier d’éventuels axes d’amélioration.
Enfin, le nouvel expert-comptable enchaînera rapidement sur la production de sa mission annuelle. L’occasion aussi deveiller à l’alignement constant des procédures comptables sur la réglementation.
Epilogue
Switcher d’expert-comptable est un moment aussi délicat que complexe. Mais contrairement à l’idée reçue, il ne doit pas être tabou, ni être vécu comme dramatique. Il n’enlève rien aux prédécesseurs, c’est simplement l’intérêt supérieur de l’entreprise qui doit prévaloir.
Au contraire, il est porteur de changement et d’opportunités, que ce soit pour la remise à plat de vos process comptables et financiers, mais aussi pour vous faire gagner du temps en bénéficiant des meilleures pratiques.
En vous préparant suffisamment et avec un nouveau cabinet choisi scrupuleusement, le meilleur est à venir !
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