Nous accompagnons des entreprises et leurs dirigeants à chaque étape de leur développement, avec toute la passion qui nous anime.
Retrouvez dans cet article le témoignage d’Alexis, co-fondatrice de My Variations, et son regard pointu sur la relation que nous entretenons.
Bonne lecture,
L’équipe Beecount
Beecount est un cabinet à mission dédié à la performance comptable et financière des entreprises, et fondé par des professionnels passionnés de leur métier. Business partners avant tout, nos collaborateurs accompagnent durablement les dirigeants et les directions financières.
1/ Notre client My Variations
My Variations a pour mission de rendre les soins dentaires plus simples et accessibles au plus grand nombre, sans compromis sur la qualité.
> Création en 2020
> 10 collaborateurs
> + de 20 M€ de CA en 2024 (3.4 M€ e, 2022 et 10.5 M€ en 2023)
> + de 6 000 points de vente dans le monde
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2/ Notre mission en une phrase
La mission de Beecount chez My Variations consiste à prendre en charge ses opérations comptables, de reporting et de gestion, pour doter les dirigeants d’une vision comptable au mois le mois, et des éléments nécessaires au pilotage de sa croissance.
3/ Le contexte de la mission et les enjeux du client
Depuis juin 2023, Beecount assure une prestation de DAF externalisé en la personne de Simon Bourgeais, qui supervise les opérations comptables et fiscales de la structure. Soit un poste d’observation privilégié pour déceler d’éventuels zones de risque et axes d’amélioration.
« En effet en tant qu’acteur du e-commerce en forte croissance, My Variations rencontre des problématiques particulières qui l’amènent à devoir se professionnaliser, comme dans sa gestion des stocks et la structuration de son BFR », reconnaît Marie Gandouet Le Jehan.
Fort de cette position et au regard aussi des limites de l’accompagnement comptable assuré jusqu’alors, Beecount a proposé un autre dispositif – élargissant ainsi son périmètre de prestations.
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4/ La solution apportée
L’intervention de Beecount comporte deux volets :
01 – DAF externalisé
La collaboration avec My Variations a commencé par la délégation d’un DAF externalisé. Alexis Thiebaut avait initialement besoin d’une visibilité sur sa comptabilité mensuelle, ce qui a rapidement débouché sur la mise en place d’un reporting automatisé à partir des éléments comptables générés.
« Au début nous avons réalisé un travail de mapping des comptes comptables, car le reporting sous format Excel sur lequel je m’appuyais avait ses limites, et en même temps nous utilisions Pennylane – soit deux typologies de reporting non alignées. Je voulais qu’on puisse alimenter cet Excel mensuellement, dans son format prédéfini, de manière coordonnée et automatisée avec ces deux sources », relate Alexis Thiebaut, co-fondateur.
Après un travail préparatoire conséquent mené par Simon Bourgeais, ce mapping a permis de créer de nouveaux comptes correspondant au détail analytique qui devait se retrouver dans le reporting de My Variations – de manière à y répartir les écritures et disposer d’une vue claire et basée sur la comptabilité. Une solution aux antipodes d’un remplissage manuel fastidieux et qui serait source d’erreurs potentielles.
Par ailleurs, la construction du nouveau reporting s’est appuyée sur la déclinaison d’un plan comptable plus granulaire, coconstruit entre le management et le DAF externe, et décliné ensuite par l’expert-comptable. Rien de complexe à cela, c’est justement la mission de Beecount d’imaginer des procédés simples pour arriver vite à des résultats et s’assurer qu’ils correspondent aux attentes – puis complexifier le dispositif si nécessaire par la suite.
D’une fréquence mensuelle, ce dispositif s’est progressivement affiné et étoffé au fil de la pratique. De nouvelles typologies de revenus ont notamment été créées, pour que le reporting soit le plus réaliste possible, compte tenu des besoins découlant de la croissance rapide de la société.
02 – Mission d’expertise comptable
Depuis sa création fin 2020, le CA de My Variations a connu un développement exponentiel pour atteindre 21 M€ seulement 4 années plus tard. Logiquement, ses besoins en accompagnement comptable ont dû s’adapter.
« Le cabinet comptable qui nous accompagnait depuis nos débuts faisait ce qu’il pouvait, dans la logique de notre contractualisation initiale. Mais les prestations ont fini par ne plus convenir à la réalité de notre business et à nos enjeux de croissance. A cet égard, la clôture des comptes 2023 – en avril 2024, fut pour moi un révélateur » poursuit Alexis.
Certes Marie Gandouet Le Jehan était déjà présente sur le dossier, aux côtés de Simon, sur le volet reporting et dans la vérification des comptes. Mais le temps était clairement venu pour My Variations de changer de braquet et d’adopter une vraie discipline comptable et de gestion, pour que son support comptable et de gestion soit aligné sur ses ambitions.
C’est ce qui amènera Alexis à nommer Beecount expert-comptable de la structure, pour disposer à partir de l’été dernier d’une comptabilité fiabilisée par du conseil en amont, et établie dans des délais plus confortables.
« Notre mandat a débuté par une phase de remédiation comptable et des opérations fiscales, assez conséquente. D’autant que la société avait vu sa volumétrie de factures augmenter fortement et être soumise à des problématiques fiscales très variées compte tenu de son activité – notamment un assujettissement à la TVA internationale. Autant de facteurs qui justifiaient, de toute manière, de se doter d’une approche plus proactive et d’une capacité de pilotage renforcée », poursuit notre fondatrice.
Date de la relation :
- Depuis juin 2023 pour la fonction DAF externalisée
- Depuis juin 2024 pour la mission d’expertise-comptable
Environnement de travail : Mail et Slack
Equipe projet :
| Chez Beecount | Chez My Variations |
| Marie Gandouet Le Jehan – Expertise-comptable, Conseil & DAF | Alexis Thiebaut (co-fondateur) |
| Simon Bourgeais – Pilotage financier et contrôle de gestion | Cyprien Bigo (Head of opérations) |
| Carla Lokua – Conformité fiscale française et internationale (OSS & US) | |
| Mickael Leboeuf – Comptabilité et fiscalité |
Le regard de l’expert, par Marie Gandouet Le Jehan :
« Avec le recul, prendre en charge l’accompagnement comptable et fiscal de la société s’est inscrit dans la continuité logique de notre position de DAF externalisé. Nous avions la position d’observateur et les arguments pour déterminer la manière d’opérer par la suite, dans un contexte très dynamique. Une évidence, qui s’est traduite par une prise de décision très réactive de la part du co-fondateur. Les honoraires convenus avaient beau être supérieurs à ceux du confrère qui nous précédait, Alexis a parfaitement adhéré à la manière dont Beecount sécuriserait le développement de My Variations ».
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5/ Les bénéfices client
L’intervention de Beecount auprès de My Variations se traduit par différents bénéfices :
Pour notre interlocuteur, c’est avant tout la disponibilité de l’équipe qu’il faut saluer. « Que ce soit avec Marie mais aussi les autres intervenants de Beecount, nous avons senti une communication fluide et au fond une intégration forte avec nous. Nous fonctionnons avec un Slack qui permet des échanges en direct, auxquels Beecount apporte des réponses réactives. C’est comme s’ils faisaient partie de nos effectifs ! »
Ensuite la fiabilité et la sécurité qui en découlent. « Tout est très carré et nos clôtures mensuelles sont établies sans modifications. Et en fin d’exercice il n’y a pas de surprise ou d’éléments qui manqueraient. On sent une maîtrise des échéances et du cadre réglementaire ».
En outre, il y a la capacité à aller au-delà des aspects strictement comptables. « Quand nous avons un nouveau sujet – même au-delà de la mission traditionnelle, nous avons des réponses. J’apprécie ce supplément de vision, cette connaissance élargie des enjeux, et la franchise aussi de notre partenaire, qu’il s’agisse de fiscalité, de structuration, de RH et des questions administratives.
Sur les questions de TVA et le volet administratif, Beecount a également répondu présent. « Premier exemple, lorsque nous avons dépassé les seuils et sommes devenus éligibles au Commissariat aux comptes, Marie m’a alerté et recommandé un confrère. Je lui fais 100% confiance, elle est orientée solution ! Lorsqu’ils savent faire, ils font, et sinon ils me recommandent volontiers un expert. Par exemple, nous avons recruté 4 salariés l’an dernier et j’ai demandé à Beecount s’ils pouvaient rédiger les contrats de travail, sachant que je voulais modifier les conditions de travail par un passage au forfait jour de ces salariés. Marie m’a alors orienté vers un partenaire du cabinet, qui nous a fourni les contrats rapidement. Cela me rassure qu’un partenaire de confiance sache passer la balle quand il ne sait pas faire ! ».
Pour une structure de seulement 10 salariés, My Variations se doit d’être agile et d’externaliser ce qui doit l’être, en confiance. « C’est le cas du support comptable et de gestion, pour pouvoir nous concentrer sur l’essentiel. Et c’est ce que je sais pouvoir faire auprès de Beecount », conclut Alexis Thiebaut.
Parmi les facteurs clés de succès dans l’accompagnement
> La polyvalence de l’expertise et la capacité de proposer une solution tout en un
> La réactivité et la disponibilité des acteurs « in charge«
> La maîtrise métier, méthodologique et technologique
> L’intégration forte des équipes Beecount avec les dirigeants et leurs équipes
« Etant lui-même issu de la filière comptable et doté d’un environnement familial exerçant cette profession, Alexis est un partenaire de jeu particulièrement averti, rigoureux et fiable, mais aussi en demande de réactivité. Pour toutes ces raisons, travailler avec lui nous convient et cadre particulièrement avec nos valeurs », conclut Marie.
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